La direction des Opérations recrute un/une assistant(e) afin de venir en soutien des équipes en place.

MISSIONS

Sous la responsabilité de la Direction Opération, le/la Assistant(e) de la Direction des Opérations sera en charge d’assister l'équipe de la direction des Opérations pour toutes les taches relatives à l′organisation administrative.

ACTIVITES

En lien avec la directrice des opérations :

• Gère quotidiennement le planning et l'organisation d'événements particuliers, anticipe et coordonne les échéances avec les différentes équipes
• Gère l'agenda et les rendez-vous des services administratifs en relation avec les autres assistantes
• Gère les circuits de signature et tamponnage des documents administratifs (contrats, etc..)
• Prépare des documents de travail et des supports de présentation, réalise et diffuse des comptes-rendus, dans le cadre de réunions
• Organise des réunions : convocation, communication, logistique (réservation des salles et du matériel, organisation du catering, mise en place d'une signalétique adaptée…)
• Effectue des traductions FR/CN, FR/EN, CN/EN de documents

En lien avec les Services Généraux :

• Suit des dossiers administratifs (fins de contrats, rapatriement et classement des documents localisés chez prestataires)
• Suit des rapports de maintenance et opération des prestataires (réception, lecture en chinois)
• Rédige des comptes rendu et procédure depuis des notes (commissions cantine, transport, exercices)
• Saisie des demandes PHEB (scan PO, entrée les demandes)
• Assure les liens administratifs généraux avec prestataires, faire le lien avec la personne en charge des questions gouvernementales
• Assure le suivi administratif dans le cadre des sorties scolaires (Recevoir, centraliser et dispatcher les formulaires dédiés)
• Contribue à la communication envers les parents pour le service des bus
• Re？oit et traite conventions et agréments
• Traduit et interprétation ponctuelle (procédures, circulaires gouvernementale)
• Aide ponctuellement aux besoins du service sur autres taches (inscriptions transport)
• Centralise documents navette Qingpu/Yangpu

Pour le Directeur Sports compétition

• Dimension opérationnelle :
• Formule les convocations des compétitions à destination des parents
• Réserve les bus pour les matchs et les tournois
• Gére le paiement des arbitres si match à domicile
• Dimension communication :
• Echange avec les coachs (prévenir lors d'une compétition, lorsqu'un entrainement est annulé…)"
• Informe et renseigne les parents (appels entrants, traitement des mails, convocations, groupe wechat)"
• Aide gestion de projet :
• Participe auprès du responsable sports compétition à l'organisation des Coupes d''Asie Pacifique externe et interne

Profil :

• Expérience comme assistant(e) de Direction au sein d'organisations exigeantes
• Connaissances des règles de correspondance et de gestion administratives
• Connaissance du fonctionnement du système éducatif souhaitable

Compétences :

• Trilingue Chinois / Fran？ais / Anglais avec excellente expression écrite et orale
• Ma？trise de l'outil bureautique : Suite bureautique Microsoft et Agenda Outlook
• Maitrise des techniques administratives

Prise de notes rapide

Aptitudes comportementales :

• Facilité et rapidité d′adaptation
• Agilité intellectuelle
• Gestion des priorités
• Rigueur, sens de l'organisation
• Faculté de communication
• Sens de l′écoute et du contact
• Attitude positive
• Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Disponibilité et flexibilité

Rejoindre le LFS, c'est intégrer une équipe dynamique et enthousiaste au service d'un établissement d'excellence !

假期：

除法定假期外一年有六周带薪假

工作地点：

徐泾镇高光路350号

如感兴趣，请将法文简历和求职信发至： weiping.hu@lyceeshanghai.com

上班地址：上海市杨浦区江湾城路殷行路口