About AbbVie AbbVie’s mission is to discover and deliver innovative medicines that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people’s lives across several key therapeutic areas: immunology, oncology, neuroscience, eye care, virology, women’s health and gastroenterology, in addition to products and services across its Allergan Aesthetics portfolio. For more information about AbbVie, please visit us at www.abbvie.com. Follow @abbvie on Twitter, Facebook, Instagram, YouTube and LinkedIn. Per la nostra sede di Roma ricerchiamo un/a Assistant Scopo: Fornire supporto amministrativo e di segreteria di alto livello per uno o più dei dirigenti dell'organizzazione, che richiedono discrezione, riservatezza ed una conoscenza dettagliata delle operazioni dell'organizzazione guarantendo totale compliance delle procedure vigenti. Responsabilità Principali: Fornire supporto organizzativo ai Direttori e Divisione di riferimento Gestione agenda/calendario outlook Prenotazioni viaggi/hotel, e/o tenere traccia delle spese. Organizzazione e coordinamento logistica meeting interni/internazioni/eventi ed iniziative che coinvolgono i dipendenti della singola divisione. Gestione corrispondenza/file/libri firma/PEC relativa alla divisione di riferimento Coordinare le attitività e procedure di onboarding per le nuove assunzioni Assicurare il corretto funzionamento degli strumenti, uffici e / o servizi di supporto al business. Coordinamento amministrativo ed organizzativo di attività specifiche alla direzione di referimento. Fornire supporto amministrativo/finance ai Direttori e Divisione di riferimento Seguire i processi amministrativi in compliance con procedure Finance, PSM, Legal ed OEC Emissione/gestione ordine di acquisto/anagrafica fornitori Monitoraggio PO/Spese/reportistica Contrattualistica fornitori Guarantire la conformità della formazione obbligatoria della divisione di appartenza attraverso l’attività di training coordinator – utilizzo tools Trainify + Isotrain Qualifications Requisiti: Diploma in discipline amministrative od esperienza tecnica equivalente. Ottima conoscenza della lingua inglese. Livello minimo Common European Framework: B2 Comprovata esperienza sul ruolo – minimo 3 anni. Dimostrare atteggiamento di team work e mantiene forti relazioni di lavoro con gli stakeholder interni ed esterni. Ascoltare e capire i punti di vista degli altri e gestire con tatto e rispetto della propria prospettiva sia verbalmente che per iscritto o nelle presentazioni. Comprensione dei processi e gestione della documentazione riservata, in materia di appalti ed amministrazioni. Travel No Job Type Temporary Work Schedule Full-time Job Level Code IC Equal Employment Opportunity At AbbVie, we value bringing together individuals from diverse backgrounds to develop new and innovative solutions for patients. As an equal opportunity employer we do not discriminate on the basis of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information gender identity or expression, sexual orientation, marital status, protected veteran status, or any other legally protected characteristic.