À propos d’AbbVie La mission d’AbbVie est de découvrir et de mettre à disposition des médicaments innovants visant à résoudre les problèmes de santé d’aujourd’hui et de répondre aux défis médicaux de demain. Nous nous efforçons d'avoir un impact remarquable sur la vie des patients à travers plusieurs aires thérapeutiques principales: l’immunologie, l’oncologie, les neurosciences, les soins oculaires, la virologie, la santé de la femme et la gastro-entérologie, en plus des produits et services du portefeuille Allergan Aesthetics. Pour plus d’information sur AbbVie, visitez notre site sur www.abbvie.com. Suivez @abbvie sur Twitter, Facebook, Instagram, YouTube et LinkedIn. Missions Principales Gérer les activités de secrétariat des collaborateurs du département définis comme ses interlocuteurs Mettre à jour les tableaux budgétaires consolidés des études et CME de l’Unité médicale Activités Principales Assurer le suivi budgétaire de l’Unité médicale (compléter les documents de suivi financier régulièrement, établir les paniers d’achat, signaler toute incohérence au Responsable d’Unité Médicale (RUM), vérifier et compléter les suivis budgétaires mensuels du Contrôleur de Gestion, établir les Fiches Evaluation Fournisseur) Gérer les voyages (comparer les tarifs, commander les billets, faire les démarches d’information pour déclarer tout voyage à la CPAM, transmettre les factures de voyage à la comptabilité après les avoir entrées dans un fichier de suivi) Gérer le classement et l’archivage (documents des études, documents afférents au personnel) Gérer les dossiers DMOS filiale (constitution des dossiers et transmission à la cellule DMOS ou constitution des dossiers et transmission au Conseil de l’Ordre compétent dans le cas particulier des dossiers en lien avec la recherche médicale) Etablir les contrats de collaboration scientifique/prestation de service des experts et/ou CRO (compléter les contrats avec les informations données par le RUM/les médecins de gamme, réclamer à l’expert/CRO les documents à joindre au contrat, établir les fiches contrats à faire signer, adresser les contrats à l’expert/CRO) Gérer les contrats de collaboration scientifique hors filiale (cross-border) : constitution des dossiers complets en coopération avec l’équipe internationale à l’origine de la demande, vérification des libellés de prestation et des montants des honoraires et avantages, transmission des dossiers à la cellule DMOS, suivi des paiements aux experts externes dans le respect des guidelines OEC Entrer tous les contrats dans la base CONTRAT ICERTIS (scanner les contrats, entrer les données requises dans la base et y annexer le contrat, compléter le document ad hoc) Constituer et faire le suivi des dossiers de subventions (constitution du dossier puis transmission à la cellule DMOS) Vérifier les notes de frais du personnel (comparer les justificatifs aux frais listés, demander les modifications appropriées s’il y a lieu) Organiser la logistique des réunions internes et/ou externes (rechercher les lieux, sélectionner plusieurs endroits, choisir le plus adapté en accord avec le RUM, réserver les salles de réunion, organiser les pauses-repas, l’hospitalité et transferts lorsqu’approprié) dans le respect des politiques et procédures en vigueur Lire, valider et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier, via Isotrain ou toute autre interface dédiée Gérer les agendas, fixer les rendez-vous Faire les commandes de fournitures Principales Relations Professionnelles Internes : Médical, Cellule DMOS, Comptabilité fournisseurs, Opérations Cliniques, Autres services et divisions, Filiales AbbVie hors France Externes : Agence de voyage, Prestataires de services (CRO), hôtels, experts Qualifications Connaissances Associées Bureautique (Excel, PowerPoint, Word, Outlook…), Concur, Isotrain Anglais lu, parlé, écrit (2 minimum) Niveau Minimum de Formation Initiale Requis Formation : BTS secrétariat Expérience : 2 ans minimum : si possible, expérience au sein de l’industrie pharmaceutique Déplacements Non Type d'emploi Expérimenté Programme Temps plein Job Level Code IC Equal Employment Opportunity At AbbVie, we value bringing together individuals from diverse backgrounds to develop new and innovative solutions for patients. As an equal opportunity employer we do not discriminate on the basis of race, color, religion, national origin, age, sex (including pregnancy), physical or mental disability, medical condition, genetic information gender identity or expression, sexual orientation, marital status, protected veteran status, or any other legally protected characteristic.