Career Category

Job Description

Recepční / Administrativní podpora

Typ spolupráce  Kontraktorská pozice zajišťovaná agenturou Axial Personnel Agency
Typ úvazku         Práce na plný úvazek
Typ smlouvy       Smlouva na dobu určitou na 1 rok
Nástup                 Srpen 2021
Nadřízený           Justýna Bačová, Office Coordinator

Činnosti spojené s chodem recepce (3 dny v týdnu)

• telefonická a emailová komunikace
• přijímání návštěv
• vyřizování příchozí a odchozí pošty
• kontrola pořádku v kuchyňkách, zasedacích místnostech
• kontrola stavu tiskáren
• zajišťování kurýrních a doručovacích služeb – Messenger, DHL, Česká pošta
• sběr pracovních výkazů
• skenování a archivace reportů vyúčtování
• zápis najetých kilometrů, pokuty a nehody
• spolupráce se správou budovy a centrální recepcí
• Ad hoc úkoly – administrativní podpora kanceláře (tisk, skenování, balení a rozesílání propagačních materiálů, objednávání skartačních kontejnerů, zajištění drobných oprav, objednávání taxi služby, automyčky, zajištění vizitek a další)
• kontrola stavu kancelářských potřeb, organizace skladovaných kancelářských potřeb
• průběžná aktualizace firemního organigramu
• koordinace a kontrola provozních úkolů (údržba kávovaru, společné prostory)

Administrativní podpora finančního oddělení (2 dny v týdnu)

• Odesílání faktur k proplacení (Outlook, Excel) a následná archivace do šanonů
• Archivace smluv do Excelových tabulek, práce v interním systému C3
• Zadávání pokynů k proplacení smluv
• Zakládání a číslování vystavených faktur a dodacích listů
• ad hoc úkoly – inventura, organizace archivu, příprava materiálů pro archivaci (štítky, šanony) a další