Location: Montréal Canada

About RWS: RWS Holdings plc is the world’s leading provider of technology-enabled language, content management and intellectual property services. We help our customers to connect with and bring new ideas to people globally by communicating business critical content at scale and enabling the protection and realization of their innovations. Our vision is to help organizations interact effectively with people anywhere in the world by solving their language, content and market access challenges through our collective global intelligence, deep expertise and smart technology. Customers include 90 of the globe’s top 100 brands, the top 10 pharmaceutical companies and 18 of the top 20 patent filers worldwide. Our client base spans Europe, Asia Pacific, and North and South America across the technology, pharmaceutical, medical, legal, chemical, automotive, government and telecommunications sectors, which we serve from offices across five continents. Founded in 1958, RWS is headquartered in the UK and publicly listed on AIM, the London Stock Exchange regulated market (RWS.L). For further information, please visit: www.rws.com

RWS Division:    Project Management

About The Role:  Under the direct supervision of a Senior Project Manager or Program Manager, the Junior Localization Coordinator is a key member of a project team, working closely with the team, Technical Services and Quality Assurance. The Localization Project Coordinator is responsible for successful execution of quotes and projects of varying complexity and scope and managing the work of multiple client accounts to ensure client satisfaction, establish consistent high-quality on-time deliverables as well as identify and grow the account’s potential based on predefined objectives. The Junior Localization Coordinator will approve and update client quotes and the project process as needed as well as address issues escalated from others.

The position serves as primary client contact for assigned accounts and supports other Project Managers as needed. The Coordinator meets with the various teams to discuss open and emerging business issues for assigned accounts as well as to make recommendations for improvements. The role may lead implementation of new initiatives and complete special projects as needed.

Responsibilities:

Client Service

• Manage client requirements, needs and requests such as linguistic assets management, reporting and meetings.
• Serve as a primary point of contact to client.  Act as backup to other Project Managers as needed.
• Respond to client requests in a timely manner.
• Lead presentations educating clients about particular projects or project types or
• Lead the client post-mortem process.
• Provide regular status reports on projects.
• Maintain positive client perceptions.
• Address complex client queries and concerns. Escalate to immediate supervisor client issues related to highly complex issues or items which may impact client account.
• Ensure client satisfaction by proactively seeking and offering solutions.

Project management

• Identify, communicate, and manage production risks as appropriate to eliminate potential pitfalls or obstacles.
• Engage in quotation preparation including complex and strategic requests.
• Ensure ISO requirements are being met.
• Launch and coordinate standard and complex projects which includes functions such as negotiating budgets, scheduling, resource allocation and work assignments.
• Perform administrative duties which include project closures, Translation Memory updates and folder structure maintenance.
• Develop internal post-mortems to help improve processes and reduce risk.
• Ensure strict adherence to deadlines, budgets and the completion of high-quality deliverables.
• Ensure the receipt of all purchase orders, approve invoices and escalate payment issues where necessary.
• Lead the creation of custom workflows and project instructions.
• Collaborate in the CAPA process with cross-functional teams.

Resource Coordination

• Create and send POs to external resources.
• Ensure project resources have the necessary tools and information to accomplish tasks.
• Alert resources of schedule or scope changes.
• Provide feedback to Vendor Relations on external resource performance.

Account Development

• Support Global Account team to improve overall budget, efficiency and quality.
• Gather information to forecast upcoming work on various accounts and alert the team as necessary.
• Assist with account-related meetings and presentations.
• Support execution of approved account opportunities and their implementation.

   Teamwork     

• Support team members as necessary to perform and complete daily project tasks.
• Make recommendations for process improvements to have a positive impact on profitability and/or quality.
• Mentor staff.

Requirements:

Essential:

Any combination of education and experience providing the required skills and knowledge for successful performance would be qualifying. Typical qualifications would be equivalent to:

• Four-year college degree or equivalent in Business, English, Foreign Language, Social or Applied Sciences, or other related field.
• One to three years of hands-on experience coordinating projects within the localization or translation industry.
• Successful customer service/account management experience would be a plus.
• Computing skills, including experience with TRADOS or other translation management tools (CAT, or Computer Aided Translation tools) and publishing applications (e.g., FrameMaker, InDesign, etc.).
• Verbal and written fluency in French is a plus.

Desirable

• Ability to provide clear direction, goals and objectives in a respectful manner.
• Ability to communicate with, train and lead employees through changes in procedures, clients requirements, and other production processing issues.
• Ability to make decisions through problems on job-related issues.
• Strong organizational skills in a fast-paced, deadline-driven environment.
• Ability to prioritize and coordinate competing work demands, and maintain composure under pressure.
• Fluent communication skills of written and verbal English.
• Ability to report work orally and in writing as required.
• Ability to understand, apply and use personal computers and software applications (e.g. Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, CAT Tools, Office 365/Skype, etc.).
• A team player who can collaborate effectively with a diverse group of individuals.
• Ability to establish and maintain cooperative working relationships.
• Ability to exercise discretion and independent judgment in relation to performance of work responsibilities, working with minimal supervision.
• Ability to maintain confidentiality of information regarding company financial and other information.
• Ability to resolve customer service and production issues in a professional and efficient manner.
• Quality focus and detail oriented.

Life at RWS - We work hard together to deliver for our customers; our expertise, professionalism and determination to never let others down drives  us to be passionate and serious about what we do, deliver customer value, yet always adding a human touch 

As a company focused on connecting people through language, diversity and inclusion are fundamental to our company culture. RWS is an Equal Opportunities Employer and we are committed in ensuring that all employees work in an environment free from all forms of harassment and discrimination and one that actively promotes teamwork, diversity and trust. All employees have a right to be treated with respect and dignity. RWS operate in a manner for the inclusion of all - any form of discrimination is expressly prohibited. Employees are selected and promoted on merit alone and no other factors whether race, gender, age, religion, marital status, gender identity or disability are taken into consideration. 

We are proud to work in a company where all can succeed and grow their career and while RWS operates in accordance with all local employment laws, if local law enables any form of discrimination this is against RWS company policy and we will adhere to the highest standard.   

Recruitment Agencies: RWS Group PLC does not accept agency resumes.  Please do not forward any unsolicited resumes to any RWS employees.  Any unsolicited resume received will be treated as the property of RWS and Terms & Conditions associated with the use of such resume will be considered null and void.     

Titre : gestionnaire de projets adjoint(e)

Lieu : Montréal

À propos de RWS :

RWS Holdings plc est le plus important fournisseur axé sur la technologie de services linguistiques, de gestion de contenu et de propriété intellectuelle au monde. Nous aidons nos clients à établir des liens et à répandre leurs nouvelles idées aux gens de partout au monde en communiquant l’information vitale à grande échelle, et en favorisant la protection et la réalisation de leurs innovations.

Notre vision consiste à aider les organisations à interagir efficacement avec les gens partout dans le monde en résolvant leurs problèmes de langue, de contenu et d’accès au marché grâce à notre système de renseignement, à notre expertise approfondie et à notre technologie intelligente.

On compte parmi nos clients 90 des 100 plus grandes marques, les 10 entreprises pharmaceutiques les plus importantes et 18 des 20 plus grands demandeurs de brevets au monde. Nos bureaux répartis sur cinq continents servent une clientèle qui s’étend en Europe, en Asie-Pacifique, en Amérique du Nord et en Amérique du Sud. Notre liste de clients compte des organismes gouvernementaux, ainsi que des entreprises des domaines pharmaceutiques, médicaux, juridiques, chimiques, automobiles, technologiques et des télécommunications.

Fondée en 1958, RWS a son siège social au Royaume-Uni et est cotée sur AIM, le marché réglementé de la Bourse de Londres (RWS.L).

Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez le site www.rws.com/fr.

Division de RWS :

Gestion de programmes et de projets

À propos du poste :

Sous la supervision directe d’un gestionnaire de projets principal ou d’un gestionnaire de programme, le gestionnaire de projets est un membre essentiel d’une équipe de projet, travaillant en étroite collaboration avec l’équipe, les services techniques et l’assurance de la qualité. Le gestionnaire de projets est responsable du bon déroulement des devis et des projets de complexité et de portée variables, de même que de la gestion du travail de plusieurs comptes clients pour assurer la satisfaction du client, s’assurer que les livrables sont uniformes, de haute qualité et livrés à temps, et déterminer et accroître le potentiel du compte en fonction d’objectifs prédéfinis. Le gestionnaire de projets approuvera et mettra à jour les devis des clients et le processus de projet au besoin, en plus de résoudre des problèmes signalés par d’autres personnes.

Le gestionnaire de projets agit à titre de personne-ressource principale du client pour les comptes affectés, et il soutient d’autres gestionnaires de projets au besoin. Le gestionnaire de projets rencontre les différentes équipes pour discuter des enjeux commerciaux ouverts et émergents concernant les comptes affectés et pour formuler des recommandations d’amélioration. Le titulaire du poste peut diriger la mise en œuvre de nouvelles initiatives et mener à bien des projets spéciaux, au besoin.

Responsabilités :

Service à la clientèle

• Gérer les exigences, les besoins et les demandes des clients, y compris la gestion des ressources linguistiques, la production de rapports et les réunions.
• Agir à titre de personne-ressource principale du client.  Agir à titre de remplaçant pour les autres gestionnaires de projets, au besoin.
• Répondre aux demandes des clients en temps opportun.
• Diriger des présentations pour informer les clients sur des projets ou des types de projets en particulier.
• Diriger le processus de rétrospective du client.
• Fournir régulièrement des rapports d’état sur les projets.
• Maintenir des perceptions positives des clients.
• Répondre aux questions et aux préoccupations complexes des clients. Transmettre au superviseur immédiat les problèmes des clients liés à des problèmes très complexes ou à des éléments qui pourraient avoir une incidence sur le compte du client.
• Assurer la satisfaction du client en cherchant et en offrant des solutions de façon proactive.

Gestion de projet

• Déterminer, communiquer et gérer les risques liés à la production au besoin afin d’éliminer les pièges et les obstacles potentiels.
• Participer à la préparation des devis, y compris les demandes complexes et stratégiques.
• S’assurer que les exigences ISO sont respectées.
• Lancer et coordonner des projets standard et complexes qui comprennent des fonctions comme la négociation de budgets, la planification, l’affectation des ressources et l’attribution des tâches.
• Effectuer des tâches administratives, notamment la fermeture de projets, la mise à jour des mémoires de traduction et le maintien de la structure des dossiers.
• Élaborer des rétrospectives internes pour aider à améliorer les processus et à réduire les risques.
• Veiller au respect rigoureux des échéances et des budgets, et à la réalisation de livrables de haute qualité.
• S’assurer de la réception de tous les bons de commande, approuver les factures et faire un recours hiérarchique pour les problèmes de paiement au besoin.
• Diriger la création d’instructions de projet et de flux de travail personnalisés.
• Collaborer dans le processus de mesures correctives et disciplinaires avec les équipes interfonctionnelles.

Coordination des ressources

• Créer des bons de commande et les envoyer aux ressources externes.
• S’assurer que les ressources de projets disposent des outils et des renseignements nécessaires pour accomplir les tâches.
• Alerter les ressources des changements d’horaire ou de portée.
• Fournir une rétroaction au service des relations avec les fournisseurs sur le rendement des ressources externes.

Développement de comptes

• Soutenir l’équipe des comptes internationaux pour améliorer le budget, l’efficacité et la qualité dans leur ensemble.
• Recueillir des renseignements pour faire des prévisions sur le travail à venir pour différents comptes et alerter l’équipe au besoin.
• Participer aux réunions et aux présentations liées aux comptes.
• Soutenir l’exécution des occasions de comptes approuvées et leur mise en œuvre.                              

Travail d’équipe        

• Soutenir les membres de l’équipe au besoin pour effectuer les tâches quotidiennes liées aux projets.
• Faire des recommandations d’amélioration des processus pour avoir une incidence positive sur la rentabilité et la qualité.
• Encadrer des membres du personnel.

Exigences :

Essentielles :

Toute combinaison de formation et d’expérience qui fournit les compétences et les connaissances requises pour assumer pleinement ses fonctions serait admissible. Les qualifications types équivalent à :

• Diplôme universitaire de quatre ans ou l’équivalent en commerce, en anglais, en langues étrangères, en sciences sociales ou appliquées ou dans un domaine connexe.
• Un à trois ans d’expérience pratique en coordination de projet dans le secteur de la localisation ou de la traduction.
• Une expérience réussie en service à la clientèle et en gestion de comptes serait un atout.
• Compétences informatiques, y compris une expérience avec TRADOS ou d’autres outils de gestion de traduction (outils de TAO, ou traduction assistée par ordinateur) et avec des applications de publication (p. ex., FrameMaker, InDesign, etc.).
• Une maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout.

 

Souhaitables

• Capacité à donner des directives et des objectifs clairs de façon respectueuse.
• Capacité à communiquer avec les employés, à les former et à les diriger en cas de changement de procédures, d’exigences des clients et d’autres problèmes liés aux procédés de production.
• Capacité à prendre des décisions à la suite de problèmes liés au travail.
• Excellent sens de l’organisation dans un milieu de travail dynamique et axé sur le respect des échéances.
• Capacité à établir des priorités et à coordonner des demandes de travail concurrentes, et à garder son sang-froid sous pression.
• Excellentes capacités de communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité de produire des rapports oraux et écrits sur le travail au besoin.
• Capacité à comprendre, à mettre en application et à utiliser des ordinateurs personnels et des applications logicielles (p. ex., Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, outils de TAO, Office 365/Skype, etc.).
• Esprit d’équipe et capacité à collaborer efficacement avec un groupe diversifié.
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail collaboratives.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement indépendant relativement à l’exécution des responsabilités professionnelles, en travaillant avec un minimum de supervision.
• Capacité à préserver la confidentialité des renseignements financiers et d’autres renseignements des entreprises.
• Capacité à résoudre les problèmes de service à la clientèle et de production de manière professionnelle et efficace.
• Accent mis sur la qualité et souci du détail.

 

 

 

La vie chez RWS – Notre équipe travaille fort pour offrir à nos clients notre expertise et notre professionnalisme. Notre détermination à ne jamais décevoir et notre passion nous poussent à offrir une grande valeur à nos clients, et ce, toujours avec une touche humaine. 
 

Notre entreprise étant axée sur la création de liens entre les gens en facilitant la communication, la diversité et l’inclusion y sont des valeurs essentielles. RWS est un employeur favorable à l’égalité professionnelle qui s’engage à offrir à tous les employés un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement et de discrimination, et qui favorise activement le travail d’équipe, la diversité et la confiance. Tous les employés ont le droit d’être traités avec respect et dignité. RWS est dirigée de manière à assurer l’inclusion de tous, et toute forme de discrimination est expressément interdite. Les employés sont sélectionnés et promus en fonction du mérite seulement, et aucun autre facteur, que ce soit la race, le sexe, l’âge, la religion, l’état matrimonial, l’identité de genre ou l’invalidité, n’entre en ligne de compte. 
 

Nous sommes fiers de travailler au sein d’une entreprise où tous peuvent réussir et faire progresser leur carrière, et bien que RWS se conforme à toutes les lois locales en matière d’emploi, si la loi locale autorise toute forme de discrimination, cela va à l’encontre de la politique d’entreprise de RWS, et nous nous conformerons aux normes les plus élevées.   

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