Sales Assistant, Abbott Diabetes Care (H/F)
AbbottRungisUpdate time: November 25,2021
Job Description

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un Sales Assistant/DMOS. Il/elle facilité le travail d’un ou plusieurs collaborateurs en assurant la gestion administrative d’un département et l’interface entre les équipes terrain et les différentes Divisions.

Vos responsabilités:

  • Gestion d’agendas : rendez-vous, appels, déplacements, hébergements, réservation salles de réunion siège…
  • Gestion du courrier (réception, dispatch) et de la correspondance dans le respect de la confidentialité
  • Gestion des notes de frais dans le respect des procédures Abbott
  • Rédaction, Classement et archivage de tout document
  • Planification des tâches et hiérarchisation des priorités en accord avec son manager
  • Réception et diffusion de l’information (relations téléphoniques internes ou externes, messagerie, mailing, …)
  • Mise en place de l’organisation administrative : procédures, tableaux de bord, …
  • Initiation / Gestion des demandes d’achat via l’outil / provisions / table de suivi des dépenses / clôture budgétaire de fin d’année
  • Organisation & coordination de la logistique d’évènements /réunions internes, externes, réunions régionales… pour les collaborateurs (recherche de lieux, en sélectionner plusieurs et choisir les plus adaptés en accord avec le responsable du projet, réserver les salles, les pauses-repas l’hospitalité et transferts, …) dans le respect du budget alloué et des procédures en vigueur.

APPLICATION ET SUIVI DE L’ACTIVITE :

  • Réalisation et suivi des contrats de collaboration scientifique et transmission des dossiers DMOS dans les délais requis et le respect des procédures : réception des documents émis par la force de vente (papier ou par électronique), Vérification de la conformité des documents envoyés, constitutions des dossiers, Envoi aux signataires concernés pour validation, Déclaration sur site gouvernemental pour les « subventions et location de stand » & RP ;
  • Gestion des conventions de stands/congrès régionaux
  • Réalisation, suivi et archivage de contrats du département
  • Mise à jour des tableaux de suivi selon les directives du manager
  • Création de fournisseurs dans le respect des procédures
  • Création des Demandes d’Achat, leurs suivis et interface entre les fournisseurs et la comptabilité
  • Lire, valider et mettre en application toutes les procédures incombant à son métier via Iso Train ou toutes interfaces dédiées
  • Accueil des nouveaux entrants en organisant les 1étapes administratives, s’assurer que le nouvel arrivant est bien équipé (PC, téléphone, carte de crédit, carte professionnelle, éventuellement voiture, fournitures de bureau, ...), coordonner avec le service de formation pour son intégration. -
  • Formation des nouveaux entrants à la logistique des logiciels administratives
  • Régler toute difficulté qu’un membre de l’équipe peut avoir (administrative, déplacement complexe, voiture, téléphone, PC, renouvellements d’adhésion, ...).
  • Suivre la gestion des échantillons remis

Votre Profil:

  • BAC +2 techniques commerciales ou assistante commerciale ou Gestion des entreprises
  • Minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire
  • Gestion commerciale, administrative
  • Organisation d’évènements internes/externes
  • Bon niveau en Bureautique (Excel, Word, Powerpoint, Base de données …)
  • Anglais niveau A

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