Realizar deberes administrativos para relevar al personal de la división y / o miembros del equipo de todos los detalles administrativos. Controla las llamadas y recibe los mensajes Mantiene los sistemas de archivo. Redacta y mecanografia cartas de rutina, informes y otro material. Prepara y rastrea informes de gastos y solicitudes de compra. Ayuda en la preparación de informes, gráficos y presentaciones utilizando hojas de cálculo y software de gráficos. Hace los arreglos de viaje y gestiona el calendario. Organiza reuniones internas / externas y necesidades de catering. Mantiene organigramas y listas de distribución. Administra y rastrea activos. Actúa como fuente de información sobre políticas y procedimientos de la organización. Trabaja con otro personal administrativo.

Trabaja en asignaciones que son de naturaleza semi-rutinaria donde la capacidad de reconocer la desviación de la práctica aceptada es esencial. Sigue prácticas y procedimientos estándar. Normalmente recibe instrucciones detalladas sobre el trabajo de rutina y las nuevas asignaciones. Demostrado habilidades organizativas sólidas y atención al detalle. Capacidad para realizar múltiples tareas y cumplir con los plazos. Capaz de mantener información confidencial. Manejo telefónico profesional y habilidades interpersonales. Uso de aplicaciones de procesamiento de textos y equipos de oficina. Licenciatura / licenciatura o equivalente 1 - 2 años de experiencia relacionada

Provides clerical support within any of a variety of departments. Supports an SVP or below.

Perform clerical duties to relieve division staff and/or team members of all clerical details. Screens calls and takes messages Maintains filing systems. Composes and types routine letters, reports, and other material. Prepares and tracks expense reports and purchase requisitions. Assists in the preparation of reports, graphs, and presentations using spreadsheet and graphic software. Makes travel arrangements and manages calendar. Arranges internal/external meetings and catering needs. Maintains organization charts and distribution lists. Manages and tracks assets. Acts as an information source on organization policies and procedures. Works with other administrative personnel.

Works on assignments that are semi routine in nature where the ability to recognize deviation from accepted practice is essential. Follows standard practices and procedures. Normally receives detailed instructions on routine work and new assignments. Demonstrated strong organization skills and attention to detail. Ability to multitask and meet deadlines. Able to maintain confidential information. Professional phone manner and interpersonal skills. Use of word processing application and office equipment. BA/BS degree or equivalent 1 - 2 years of related experience.

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