Descripción:

Este puesto tiene funciones/responsabilidades principalmente administrativas sobre los servicios, procedimientos e instalaciones del área de Real Estate y Facilities en la organización Oracle de México S.A. de C.V. en Guadalajara, Jalisco. Este puesto establece, verifica y ejecuta tareas relacionadas con el servicio otorgado a clientes internos e instalaciones de uso común. Algunos de estos servicios son: Snacks y Bebidas, Agua potable, Papelería general para empleados, Servicios de impresión, Servicio de café, Control de llaves de cubículos/oficinas de empleados, Administración del presupuesto, Colocación de órdenes de compra,  etc. Es su responsabilidad el mantener en óptimo estado de operación las instalaciones, otorgar el mejor servicio a los clientes, atender y orientar en forma y tiempo a los usuarios finales sobre el portafolio de servicios del área, recibir, desarrollar y supervisar el servicio de proveedores (vendor management).

 

 Puesto de naturaleza administrativa, con funciones de:

• Contacto con proveedor y establecimiento de mantenimientos calendarizados para equipos bajo responsabilidad del área de Facilites como equipo multifuncional (impresoras) y servicios de impresión (copy center).
• Administración del presupuesto para cada servicio bajo su responsabilidad.
• Análisis de gastos y seguimiento al gasto de cada orden de compra
• Solicitud de cotizaciones, participación en licitaciones
• Búsqueda de proveedores
• Contacto con proveedor y supervisión del servicio brindado
• Llevar métricas a través de reportes con el objetivo de medir el nivel de servicio del proveedor pactado mediante el SLA (Service Level Agreement, cotización o contrato legal)
• Atención a dudas y resolución de problemas de usuarios finales

 

Reporta a:

1er línea – Gerente de Facilities local

2nda línea- Gerente Regional de Facilities

3era línea – Director Latinoamérica de Facilities

 

ACTIVIDADES ESTRATEGICAS Y TACTICAS

Control y  administración básica de proyectos

Diseño de formatos de reporte y control de presupuesto

Manejo avanzado de Excel

Creación de planes de comunicación

 

Habilidades:

• Coordinación de servicios de mantenimiento a equipos. Administración de proyectos relacionados con el área de Real Estate & Facilities.
• Comunicación efectiva y asertiva. Con sus Gerentes, usuarios, compañeros, Administración del edificio y proveedores.
• Fuerte habilidad de organización. Organización de actividades, establecimiento de prioridades, atención a reuniones, conferencias telefónicas y cursos.
• Alta capacidad de Planeación.
• Alto sentido de comprensión, servicio y urgencia que representa a los clientes internos
• Entendimiento claro del sentido de urgencia y aplicación del mismo cuando se requiera
• Compromiso. Altamente comprometido con los resultados para mantener la satisfacción del cliente y elevar los niveles de servicio en función de las necesidades del cliente interno y las políticas y procedimientos de RE&F
• Trabajo en equipo.
• Ser Proactivo. Atiende requerimientos de usuarios de diferentes niveles y está en contacto con ellos (Peers, Junior, Senior, Gerentes, Directores, VP’s)
• Criterio flexible, abierto y adecuado. Decidir y escalar problemas y tomar decisiones. Contacto con usuarios finales para comunicar si una solicitud es aceptada o rechazada por el área.
• Colaboración. Se requiere persona proactiva y profesional.
• Servicio al cliente final (empleados usuarios finales) alcance: 600-800 empleados a corto-mediano plazo.
• Habilidad para trabajar de manera independiente con la mínima supervisión
• Multitareas
• Cumplimiento de Políticas y procedimientos de la empresa.
• Actitud de servicio
• Orientación a resultados
• Enfoque a clientes y mejora continua
• Flexibilidad de horario
• Conocimientos de sistemas de administración y control de inventarios
• Pensamiento estratégico
• Capacidad de rápida para identificar problemas y estructurar soluciones
• Creación de planes de proyectos y monitoreo del progreso y avance
• Capacidad analítica
• Excelente  habilidad de comunicación: escrita y verbal
• Pensamiento creativo
• Disponibilidad para trabajar fuera del horario hábil
• Disponibilidad para viajar en caso de ser necesario
• Administración del tiempo

 

Competencias:

• Innovación
• Organización y Planeación
• Calidad en su trabajo
• Servicio al cliente
• Honestidad e Integridad
• Negociación

Responsabilidades:

• Contacto frecuente con proveedores
• Evalúa y desarrolla proveedores
• Establece niveles de servicio con proveedores y da seguimiento al mantenimiento de equipo a su cargo
• Atiende a usuarios finales. Evaluación de requerimientos y comunicación activa con su Gerente de 1era línea.
• Asiste a reuniones o conferencias telefónicas organizadas por el área y/o por su Gerente
• Da seguimiento a requerimientos hasta su cumplimiento o informar de manera muy atenta al usuario en caso de negativa y pensar en alguna alternativa a ofrecer al usuario.
• Da seguimiento a asuntos relacionados con Ergonomía en conjunto con el área responsable.
• Implementa procedimientos y métricas de servicio de proveedores. Establecer mediciones de los niveles de servicio y realizar reportes mensualmente. Evaluación de rendimiento.
• Soporta la operación continua y diaria (ongoing)
• Participa activamente en proyectos de la empresa
• Escala y comunica en tiempo y forma requerimientos de usuarios al Gerente
• Cumple con fechas de entrega y de reparación
• Establece calendario de mantenimiento a oficinas
• Participa en auditorías internas
• Se asegura del buen funcionamiento de equipos, instalaciones y cumplimiento de servicio de proveedores
• Cumple con fechas de entrega (deadlines)
• Solicita cotizaciones en base al estándar autorizado por Oracle, cumple con las políticas de Compras y códigos de conducta. Tramita y controla la facturación de proveedores de acuerdo a los códigos de conducta de Oracle.
• Llena y genera los reportes que solicita la Gerencia Local y Regional
• Optimiza los recursos asignados
• Hace recomendaciones al Gerente  local para mantener un óptimo servicio al cliente y mantenimiento a las instalaciones y equipos
• Coordina las actividades del Emergency Response Team de Oracle Guadalajara (brigada de voluntarios)
• Realiza recorridos frecuentes (floor inspection) por las oficinas para asegurar el buen funcionamiento de equipos e instalaciones.
• Colabora y participa en campañas de Green Actions, Earth week, reciclaje etc.
• Apoya al resto de las áreas
• Participa en la mejora de procedimientos
• Implementa las mejores prácticas
• Identifica el sentido de urgencia de los requerimientos asignados y del cual es responsable
• Planea y Controla agenda, revisión de correos electrónicos, organización de reuniones
• Establece prioridades y lo acuerda con Gerente
• Interactúa diariamente con usuarios finales y peers.
• Da seguimiento en formatos de project management y/o tablas de excel a las actividades definidas (planes de acción) para la implementación de programas y/o nuevas iniciativas en las áreas de RE&F EHS a nivel país Mexico. El seguimiento incluye la actualización de datos  como: estatus de las actividades, fechas de cumplimiento, observaciones, responsables.
• Elabora procedimientos e instructivos, de acuerdo con  las características de operación del servicio o programa descrito por el responsable del área y conforme a los lineamientos de documentación establecidos regional y localmente
• Trabaja con el Gerente y Gerente Sr. entendiendo claramente los proyectos para cumplir con las metas de Real Estate & Facilities en los tiempos acordados
• Se maneja con transparencia y honestidad hacia sus jefes directos, compañeros, usuarios finales y proveedores.
• Entiende el modelo de servicio al cliente de Oracle y contribuye a su cumplimiento y mejora continua
• Contribuye de manera clave con iniciativas estratégicas para los temas de: reducción de costos, desarrollo de negocios y otras iniciativas corporativas en Oracle.
• Entiende los procedimientos de emergencia (Bussiness Continuity Plan).
• Participa en simulacros de evacuación y en la brigada de emergencia.

Funciones del puesto

• Asegura la adecuada operación de los equipos bajo su responsabilidad (máquinas de café, impresoras, filtro de agua, vending machine etc).
• Asegura que todos los equipos están trabajando apropiadamente. Interviene cuando se requiere mantenimiento preventivo o correctivo de manera urgente. Comunica al proveedor de manera oportuna, alguna falla con el equipo bajo su cargo.
• Crea y administra el programa de mantenimiento del equipo a su cargo en las instalaciones de Oracle.
• Crea un sistema de monitoreo constante que detecta problemas potenciales previniendo algún problema y quejas de clientes internos.
• Mantiene un registro preciso de los equipos y sistemas con los que cuenta Oracle (inventario) y registro/minuta de reportes al proveedor (service requests).  
• Prepara análisis de proyectos. Calcula el ROI (retorno de inversión) de proyectos.
• Prepara y llena el SOW (Statement Of Work)  de un proyecto o servicio requerido
• Administra, monitorea y analiza el desempeño y ejecución de múltiples proveedores incluyendo servicios críticos, mantenimiento general de las instalaciones, servicios de limpieza y contacto con la Administración del edificio.
• Participa en reuniones de evaluación de proveedores (supplier business review)
• Monitorea el desempeño a través de la creación de KPI’s (key performance indicators). Crea presentaciones de los KPIs bajo su cargo.
• Creación, manipulación de archivos de Excel. Creación de macros. Creación de presentaciones interactivas en Power Point.
• Creación y ejecución del plan de comunicación a empleados por parte del área de Facilities.

 

Requisitos:

Sexo: Indistinto

Edad: Indistinto

Titulo: Indistinto pero si carrera universitaria terminada

Universidad: Indistinto

 

Estudios universitarios terminados deseables:

1. Licenciatura en Administración de empresas
2. Licenciatura en Mercadotecnia
3. Ingeniería Industrial perfil administrativo

Provide building and office management services for economy of operation and maximum usage of facilities and equipment. Work with external vendors to develop and implement facilities plans. Review vendor contracts, onsite vendor performance, timely work order completion, and construction related activities. Participate in collaborative space planning efforts with internal resources and user groups. Prepare and monitor annual property budget and other related costs in facility planning. This position will interface with both senior management as well as individual contributors.

As a member of our Real Estate and Facilities team, you will assist the building or office manager in all aspects of daily operations. This may include managing Oracle's office space and equipment. Ensure adherence to company guidelines, processes and building and safety codes. Obtain, review and estimate design costs including equipment, installation, labor, materials, and preparation. Prepare annual budget. Conduct benchmarking.

Duties and tasks are standard with some variation. Completes own role largely independently within defined policies and procedures using problem solving skills. Excellent communication and decision making skills. Familiarity with email and MS Office applications is essential. Willing to function as after-hours contact for facilities emergencies. May be required to be accessible via phone or pager. Degree, relevant certification or equivalent with 2-5 years prior facilities or property assistant experience preferred.





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